Exchange Online Plan 1 là gì? Lợi ích và cách Cài đặt

Quá tải email khiến bạn mất tập trung? Exchange Online Plan 1 giúp bạn tổ chức, quản lý email hiệu quả hơn, tăng năng suất làm việc. Dễ dàng truy cập email từ mọi nơi, mọi lúc với Exchange Online Plan 1. Cùng Centrix tìm hiểu cách cài đặt và tận dụng tối đa các tính năng ngay hôm nay!

1: Giới Thiệu Về Exchange Online Plan 1

1.1: Exchange Online là gì?

Exchange Online là một dịch vụ email dựa trên đám mây do Microsoft cung cấp, nằm trong bộ sản phẩm Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Đây là phiên bản trực tuyến của Microsoft Exchange Server, cho phép các tổ chức quản lý email, lịch, danh bạ, và các nhiệm vụ khác mà không cần phải triển khai và quản lý cơ sở hạ tầng máy chủ tại chỗ.

1.2: Exchange Online Plan 1 là gì?

Exchange Online Plan 1 là một gói dịch vụ email doanh nghiệp cơ bản nhưng đầy đủ tính năng, được cung cấp bởi Microsoft. Gói này mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ.

2: Các Tính Năng của Exchange Online Plan 1

2.1. Email Doanh Nghiệp Chuyên Nghiệp

• Sử Dụng Tên Miền Riêng: Hỗ trợ sử dụng tên miền riêng (ví dụ: tennguoidung@yourcompany.com) để tạo địa chỉ email chuyên nghiệp, nâng cao uy tín và sự nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.
• Hỗ Trợ Nhiều Giao Thức: Plan 1 hỗ trợ các giao thức tiêu chuẩn như POP3, IMAP, MAPI, và truy cập thông qua Outlook Web Access (OWA), giúp người dùng linh hoạt truy cập email từ nhiều ứng dụng và thiết bị khác nhau.
• Tích Hợp Chữ Ký và Mẫu Email: Cho phép thiết lập và quản lý chữ ký email doanh nghiệp, giúp duy trì sự chuyên nghiệp trong giao tiếp qua email.

2.2. Lịch và Nhiệm Vụ Tích Hợp

• Lịch Làm Việc Cá Nhân và Nhóm: Tích hợp công cụ lịch mạnh mẽ giúp người dùng quản lý lịch làm việc cá nhân cũng như chia sẻ lịch với đồng nghiệp để tổ chức các cuộc họp và sự kiện hiệu quả.
• Đặt Lịch Cuộc Họp: Người dùng có thể dễ dàng gửi lời mời họp và kiểm tra tính khả dụng của những người tham gia, đảm bảo sắp xếp thời gian hợp lý và tránh xung đột lịch.
• Nhắc Nhở và Thông Báo: Tính năng nhắc nhở tích hợp giúp đảm bảo người dùng không bỏ lỡ các cuộc họp hoặc nhiệm vụ quan trọng thông qua email hoặc thông báo trên thiết bị.

2.3. Không Gian Lưu Trữ Lớn

• 50GB Dung Lượng Hộp Thư: Mỗi người dùng có sẵn 50GB không gian lưu trữ, giúp lưu trữ hàng ngàn email và tệp đính kèm mà không phải lo lắng về việc hết dung lượng.
• Khả Năng Tìm Kiếm Nâng Cao: Tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng tìm thấy email, lịch và nhiệm vụ từ hàng ngàn thư mục và hộp thư khác nhau, nâng cao hiệu quả làm việc.
• Quản Lý Lưu Trữ và Bảo Mật Dữ Liệu: Quản trị viên có thể thiết lập các chính sách lưu trữ và bảo mật dữ liệu để đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý và bảo vệ thông tin doanh nghiệp.

2.4. Tính Khả Dụng Cao và Dễ Dàng Quản Lý

• Cam Kết SLA 99.9%: Microsoft đảm bảo dịch vụ có độ tin cậy cao với thời gian hoạt động lên đến 99.9%, giúp doanh nghiệp duy trì liên lạc liên tục mà không bị gián đoạn.
• Quản Trị Dễ Dàng: Công cụ quản trị trực quan trong Trung tâm quản trị Microsoft 365 cho phép quản trị viên dễ dàng quản lý người dùng, hộp thư và các chính sách bảo mật mà không cần kỹ năng kỹ thuật sâu.
• Tích Hợp với Microsoft 365: Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng Microsoft 365 khác như Teams, SharePoint, và OneDrive, tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và hiệu quả.

2.5. Hỗ Trợ Truy Cập Đa Thiết Bị

• Đồng Bộ Hóa Trên Nhiều Thiết Bị: Email, lịch và danh bạ được đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị, bao gồm máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng, giúp người dùng làm việc linh hoạt từ bất kỳ đâu.
• Truy Cập Qua Web: Giao diện Outlook Web Access (OWA) thân thiện, cho phép người dùng truy cập hộp thư thông qua trình duyệt web mà không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng.

Các bạn có thể tìm hiểu thêm về Exchang Online Plan 1 và 2 ở Video dưới đây:

3:  Tạo tài khoản Microsoft 365 cho Exchange Online

Các bước tạo tài khoản:

1. Truy cập trang đăng ký Microsoft 365: Vào trang web chính thức của Microsoft 365 và chọn gói Exchange Online Plan 1 phù hợp với nhu cầu của bạn.
2. Điền thông tin đăng ký: Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn như tên công ty, số lượng người dùng, thông tin thanh toán.
3. Chọn tên miền: Bạn có thể sử dụng tên miền hiện có hoặc mua tên miền mới từ Microsoft.
4. Xác minh tài khoản: Microsoft sẽ gửi một email xác minh đến địa chỉ email chủ sở hữu tên miền. Bạn cần xác minh để kích hoạt tài khoản.
5. Cấu hình tài khoản: Sau khi xác minh, bạn có thể bắt đầu cấu hình tài khoản, tạo người dùng, và thiết lập các cài đặt khác.

Xem thêm: Tính năng và Hướng dẫn Cài đặt Microsoft Exchange

4: Hướng dẫn từng bước cài đặt Exchange Online Plan 1

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365

1. Mở trình duyệt web và truy cập vào Microsoft 365.
2. Nhấp vào Sign In và nhập thông tin tài khoản quản trị viên của bạn.
3. Nhập mật khẩu và nhấp vào Sign In để đăng nhập vào bảng điều khiển Microsoft 365.

Bước 2: Truy cập vào Admin Center để quản lý Exchange Online

1. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến trang chính của Microsoft 365. Tại đây, nhấp vào biểu tượng App Launcher (9 chấm vuông ở góc trên bên trái).
2. Chọn Admin để truy cập vào Microsoft 365 Admin Center.
3. Trong bảng điều khiển Admin Center, ở cột bên trái, chọn Show all để mở rộng danh sách quản trị.
4. Chọn Exchange dưới mục Admin centers để truy cập vào Exchange Admin Center (EAC).

Bước 3: Thêm người dùng và cấp quyền truy cập Exchange Online Plan 1

1. Trong Admin Center, chọn Users > Active users.
2. Nhấp vào Add a user để tạo người dùng mới.
   • Nhập thông tin cơ bản của người dùng như tên, email, tên đăng nhập và mật khẩu tạm thời.
3. Trong phần Product licenses, chọn Location (ví dụ: United States) và bật Exchange Online Plan 1 cho người dùng này.
4. Nhấp vào Add để hoàn tất việc tạo người dùng.
5. Nếu bạn muốn gán Plan 1 cho người dùng hiện tại, chọn người dùng từ danh sách, nhấp vào Licenses and apps, sau đó chọn Exchange Online Plan 1.

Bước 4: Cấu hình các tùy chọn cài đặt cho Exchange Online

1. Truy cập vào Exchange Admin Center (EAC).
2. Cấu hình URL:
   • Trong EAC, chọn Mail Flow > Accepted Domains và kiểm tra tên miền của bạn đã được xác nhận.
   • Thiết lập email address policies để tạo địa chỉ email theo định dạng mong muốn (ví dụ: firstname.lastname@yourcompany.com).
3. Cấu hình email gửi và nhận:
   • Tạo Send Connectors để định tuyến email ra bên ngoài và Receive Connectors để nhận email từ bên ngoài vào hệ thống Exchange Online.
4. Thiết lập chính sách bảo mật:
   • Cấu hình Data Loss Prevention (DLP) để ngăn chặn việc rò rỉ dữ liệu nhạy cảm qua email.
   • Tạo các quy tắc bảo vệ thông tin, như mã hóa email hoặc ngăn chặn các tệp đính kèm nhất định.

Bước 5: Hoàn tất cài đặt và kiểm tra kết nối

1. Đồng bộ hóa và kiểm tra kết nối:
   • Sau khi hoàn tất các cấu hình, bạn nên kiểm tra việc đồng bộ hóa của các tài khoản mới trên các thiết bị như Outlook (máy tính và di động) hoặc thông qua Outlook Web Access (OWA).
   • Đảm bảo rằng người dùng có thể gửi và nhận email mà không gặp vấn đề gì.
2. Kiểm tra bảo mật và quyền truy cập:
   • Kiểm tra các thiết lập bảo mật đã được áp dụng chính xác, chẳng hạn như DLP và mã hóa email.
   • Đảm bảo người dùng có quyền truy cập đúng theo yêu cầu, như quyền truy cập vào các tài nguyên hoặc nhóm email đã thiết lập.
3. Xác nhận hoàn tất:
   • Xác nhận rằng tất cả các người dùng có quyền truy cập Exchange Online Plan 1 đều hoạt động bình thường và các thiết lập đã được cấu hình đúng cách.
   • Theo dõi hoạt động email trong EAC và Admin Center để kiểm tra sự ổn định và hiệu quả của hệ thống.

Xem thêm: Phần mềm Microsoft Office 365 Bản quyền

5: Câu hỏi thường gặp

Exchange Online Plan 1 có thể dùng trên thiết bị di động không?

• Có, Exchange Online Plan 1 hỗ trợ truy cập từ các thiết bị di động thông qua các ứng dụng như Outlook Mobile.

Có thể chia sẻ lịch và danh bạ với người khác không?

• Có, Exchange Online Plan 1 cho phép người dùng chia sẻ lịch, danh bạ và các tài liệu khác với đồng nghiệp.

Chi phí sử dụng Exchange Online Plan 1 là bao nhiêu?

• Chi phí có thể thay đổi tùy theo khu vực và nhà cung cấp dịch vụ, thường dao động khoảng vài đô la mỗi tháng cho mỗi người dùng.

Làm thế nào để nâng cấp từ Exchange Online Plan 1 lên Plan 2?

• Bạn có thể nâng cấp bằng cách liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ của bạn hoặc thông qua Admin Center trong Microsoft 365.