Cách dùng Microsoft Access 2010 chi tiết nhất

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách dùng Microsoft Access, từng bước để tạo ra bảng dữ liệu đầu tiên trong Microsoft Access cũng như thiết lập những cột dữ liệu cùng kiểu dữ liệu tương ứng. Cùng Centrix đón đọc nhé!

1. Cách dùng Microsoft Access 2010 với các mẫu sẵn có

Bạn có thể sử dụng cơ sở các mẫu dữ liệu (Template) được Access tạo dựng sẵn. Các Template này có đầy đủ các đối tượng quản lý cần thiết như bảng, truy vấn, macro, báo cáo và biểu mẫu.

Bước 1: Mở Microsoft Access bạn sẽ thấy ngay giao diện màn hình chính.

Bước 2: Ở góc trái thanh công cụ điều hướng, nhấn vào New. Ngay sau đó hàng loạt Template hiện ra để bạn lựa chọn.

Bạn cũng có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng của hộp New để tìm Template mình cần

Bước 3: Nhấn chọn mẫu, lúc này giao diện tổng quan của mẫu sẽ hiện ra. Tại ô File Name hãy thay tên mới cho mẫu cơ sở dữ liệu và đổi đường dẫn cho chúng.

Bước 4: Nhấn Create để bắt đầu sử dụng mẫu -> bấm vào Get Started.

Bước 5: Tại giao diện của mẫu, ngăn bên trái chính là Task List, hiển thị danh sách mọi đối tượng mọi cơ sở dữ liệu sẵn có như bảng, truy vấn, biểu mẫu,…Bạn có thể tuỳ chọn và nhấn vào một loại đối tượng để bắt đầu quản lý dự án của mình. Sau đó nhấn vào New Task

Bước 6: Sau khi thao tác với Template, bạn có thể nhấn đúp vào Tasks để xem lại cơ sở dữ liệu thô. 

2. Hướng dẫn cách tự tạo dựng cơ sở dữ liệu riêng trong Microsoft Access

Tương ứng với các chức năng chính của Access, người dùng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm này để quản trị cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả nhất. Dưới đây là các hướng dẫn chi tiết mà người dùng có thể tham khảo:

Tạo cơ sở dữ liệu

Để tạo cơ sở dữ liệu là chức năng chính của Access, do đó trước tiên người dùng cần phải thực hiện bước này trước khi triển khai bất cứ tính năng nào khác.

• Bước 1: Mở ứng dụng Access trên thiết bị của người dùng và click chọn File > sau đó click chọn vào New.Tại đây, người dùng có thể lựa chọn một bảng dữ liệu tùy chỉnh.

• Bước 2: Tiến hành đặt trên file tương ứng với dữ liệu mà người dùng cập nhật. Để thay đổi tên file, người dùng chỉ cần nhấp chuột phải vào file sau đó click chọn Rename.

Nhập dữ liệu

Để nhập dữ liệu vào trong phần mềm Access người dùng cần tham khảo các bước thao tác như sau:

• Bước 1: Xác định cấu trúc dữ liệu có các dạng kiểu mẫu, truy vấn, báo cáo hoặc bảng.
• Bước 2: Tạo bảng dưới hình thức nhập nội dung theo từng dạng riêng biệt.
• Bước 3: Sử dụng chức năng chính của Access để nhập dữ liệu vào phần mềm bằng cách click chọn tab External Data > tiếp đến chọn Tập tin muốn nhập > sau đó chọn Chuyển tới vị trí chứa dữ liệu >  và chọn Xác định vị trí lưu mới.

• Bước 4: Tiến hành chèn thêm cột và hình ảnh trên thanh công cụ của phần mềm.

Tạo mối quan hệ giữa các bảng

Để tạo mối quan hệ giữa các bảng giúp sử dụng chức năng chính của Access người dùng chỉ cần thao tác thực hiện với 03 bước như sau:

• Bước 1: Xác định từ khóa cần dùng, khi đó mỗi bảng sẽ có một mục riêng, trong phần mềm sẽ bổ sung ID để tăng số lượng cho mỗi mục.
• Bước 2: Click chọn tab, tiếp đến chọn Database Tools > và chọn Relationship.
• Bước 3: Di chuyển chuột từ bảng này sang bảng khác để tạo mối quan hệ giữa các bảng và click chọn Enforce Referential Integrity để tạo sự liên hệ.

Truy vấn tiêu chuẩn

Nếu người dùng muốn sử dụng chức năng chính của Access để truy vấn tiêu chuẩn có thể tham khảo ngay các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Tiến hành mở công cụ Query Design > tiếp đến chọn Create sau đó chọn vào Tiếp tục thiết kế truy vấn.
• Bước 2: Click chọn The Show Table > di chuyển chuột đến bảng cần thực hiện truy vấn > tiếp đến click chọn Close.
• Bước 3: Tiến hành thêm trường được tạo ra và click chọn vào cột truy vấn sau đó chọn vào Design.
• Bước 4: Bổ sung thêm các tiêu chuẩn cần thiết, khi đó người dùng cũng có thể bổ sung thêm các tiêu chuẩn khác.
• Bước 5: Chọn Design > tiếp đến chọn Run > Ctrl + S để lưu truy vấn.

Tạo và dùng biểu mẫu

Nếu người dùng muốn sử dụng biểu mẫu một trong những chức năng chính của Access thì hãy tham khảo các bước như sau:

• Bước 1: Tiến hành chọn bảng mà người dùng muốn làm biểu mẫu, tiếp đến click chọn một dạng biểu mẫu phù hợp.
• Bước 2: Click chọn vào nút Form ở mục tab mới, lúc này một biểu mẫu mới sẽ được tạo tự động.
• Bước 3: Tiến hành di chuyển các hồ sơ để điều hướng biểu mẫu mới.

Tạo báo cáo

Ngoài những chức năng chính của Access bên trên, khi sử dụng công cụ này người dùng cũng có thể trực tiếp tạo báo cáo trực quan với các bước như sau:

• Bước 1: Chọn bảng hoặc truy vấn mà người dùng muốn thực hiện báo cáo.
•  Bước 2: Tiến hành nhập tab mới > thiết lập nguồn cho báo cáo trống.
• Bước 3: Thêm trường vào báo cáo > thêm nhóm vào báo cáo.
• Bước 4: Thao tác bước cuối cùng để lưu và chia sẻ.

3. Kết luận

Ứng dụng Access trong công việc giúp tiết kiệm thời gian, và các liên kết được tạo ra giúp thông tin, dữ liệu sử dụng linh hoạt hơn. Hy vọng qua bài viết này, Centrix Software đã giúp bạn hiểu hơn về cách dùng Microsoft Access 2010 chi tiết nhất. Chúc các bạn thành công!