Hướng dẫn Sử dụng Office 365 trên iPhone để Tối ưu hóa công việc

Bạn muốn tăng năng suất làm việc và luôn kết nối với công việc? Bạn muốn làm việc mọi lúc mọi nơi với Office 365? Học cách sử dụng Office 365 trên iPhone để tạo bảng tính, soạn thảo văn bản dễ dàng và tiện lợi. Centrix Hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu dành cho người mới bắt đầu.

1: Giới Thiệu về Office 365 trên iPhone

1.1. Tổng quan về Office 365

Office 365 là một bộ ứng dụng và dịch vụ dựa trên đám mây, được cung cấp bởi Microsoft. Bộ sản phẩm này bao gồm các ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote và nhiều hơn nữa. Office 365 cho phép bạn tạo, chỉnh sửa, và chia sẻ các tài liệu, bảng tính, bài thuyết trình và email từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối internet.

Đặc biệt, với phiên bản dành cho iPhone Office 365, bạn có thể tận dụng mọi tính năng mạnh mẽ của Office 365 ngay trên chiếc điện thoại thông minh của mình. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, linh hoạt hơn và luôn kết nối với đồng nghiệp, đối tác.

1.2: Lợi ích của việc sử dụng Office 365 trên iPhone

Làm việc mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần có một chiếc iPhone và kết nối internet, bạn có thể truy cập và làm việc với tài liệu của mình bất cứ khi nào và ở bất kỳ đâu.

Tăng cường năng suất làm việc: Các ứng dụng Office 365 trên iPhone được thiết kế tối ưu hóa cho màn hình cảm ứng, giúp bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Cộng tác dễ dàng: Chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm và đồng thời chỉnh sửa tài liệu với đồng nghiệp một cách dễ dàng.

Lưu trữ đám mây: Tất cả các tài liệu của bạn đều được lưu trữ trên đám mây OneDrive, giúp bạn an tâm hơn về việc bảo mật dữ liệu và đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị.

Tích hợp với các ứng dụng khác: Office 365 tích hợp mượt mà với các ứng dụng khác của Microsoft và các ứng dụng của bên thứ ba, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

Luôn cập nhật: Microsoft thường xuyên cập nhật và cải tiến các ứng dụng Office 365, mang đến cho bạn những tính năng mới và trải nghiệm tốt hơn.

2: Hướng dẫn sử dụng Office 365 trên iPhone

2.1. Hướng dẫn sử dụng Word trên iPhone

Tạo, chỉnh sửa và lưu văn bản:

• Tạo tài liệu mới: Nhấn vào dấu “+” để tạo tài liệu mới.
• Chỉnh sửa văn bản: Nhập văn bản, định dạng font chữ, màu sắc, cỡ chữ, căn chỉnh… tương tự như trên máy tính.
• Thêm hình ảnh, bảng: Nhấn vào biểu tượng “+” để chèn hình ảnh, bảng, biểu đồ…
• Lưu tài liệu: Tài liệu sẽ tự động được lưu trên OneDrive. Bạn có thể chọn lưu vào vị trí khác nếu muốn.

Chia sẻ tài liệu và đồng bộ hóa:

• Chia sẻ: Nhấn vào biểu tượng chia sẻ để gửi tài liệu qua email, tin nhắn, các ứng dụng khác hoặc tạo liên kết chia sẻ.
• Đồng bộ hóa: Tất cả các thay đổi bạn thực hiện trên iPhone sẽ tự động được đồng bộ hóa lên OneDrive. Bạn có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào đã đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn.

2.2. Hướng dẫn sử dụng Excel trên iPhone

Tạo và quản lý bảng tính:

• Tạo bảng tính mới: Tương tự như Word, nhấn dấu “+” để tạo bảng tính mới.
• Nhập dữ liệu: Nhập dữ liệu vào các ô, định dạng số, ngày tháng, tiền tệ…
• Sử dụng công thức: Nhập công thức để tính toán, ví dụ: =SUM(A1:A10) để tính tổng các giá trị trong cột A từ ô A1 đến A10.
• Sắp xếp, lọc dữ liệu: Sử dụng các tính năng sắp xếp và lọc để quản lý dữ liệu hiệu quả.

Sử dụng các hàm cơ bản và nâng cao:

• Hàm cơ bản: SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN… để tính toán các giá trị cơ bản.
• Hàm nâng cao: IF, VLOOKUP, HLOOKUP… để thực hiện các phép tính phức tạp hơn.
• Đồ thị: Tạo các biểu đồ để trực quan hóa dữ liệu.

Xem thêm: Hướng dẫn Cài đặt và sử dụng Excel trên điện thoại

2.3. Hướng dẫn sử dụng PowerPoint trên iPhone

Tạo và chỉnh sửa bài thuyết trình:

• Tạo bài thuyết trình mới: Tương tự như Word và Excel, nhấn dấu “+” để tạo bài thuyết trình mới.
• Thêm slide: Thêm các slide mới và thiết kế bố cục cho từng slide.
• Chèn hình ảnh, video, biểu đồ: Nhấn vào biểu tượng “+” để chèn các đối tượng vào slide.
• Hiệu ứng chuyển tiếp: Chọn hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide để tạo sự sinh động.

Trình chiếu và chia sẻ:

• Trình chiếu: Nhấn vào biểu tượng trình chiếu để bắt đầu trình chiếu bài thuyết trình.
• Chia sẻ: Chia sẻ bài thuyết trình qua email, tin nhắn hoặc các ứng dụng khác.
• Trình chiếu trực tuyến: Sử dụng tính năng trình chiếu trực tuyến để chia sẻ bài thuyết trình với nhiều người cùng lúc.

Theo dõi Video dưới đây để tìm hiểu thêm về Cách sử dụng Microsoft Word trên iPhone cực đơn giản:

3: Các tính năng nổi bật của Office 365 trên iPhone

3.1. Quản lý Email và Lịch biểu với Outlook

• Sắp xếp công việc và quản lý thời gian:
  • Hộp thư đến thông minh: Tự động sắp xếp email theo các tab như Quan trọng, Lịch, và Các đề xuất để bạn dễ dàng quản lý.
  • Lịch: Tạo, chỉnh sửa và quản lý lịch hẹn, sự kiện một cách trực quan.
  • Nhắc nhở: Đặt nhắc nhở để không bỏ lỡ bất kỳ cuộc họp hay deadline nào.
• Tích hợp email doanh nghiệp và các tài khoản cá nhân:
  • Kết nối nhiều tài khoản: Kết nối nhiều tài khoản email khác nhau (Outlook, Gmail, Yahoo…) vào một ứng dụng.
  • Quản lý tập trung: Quản lý tất cả các email của bạn tại một nơi.

Xem thêm: So sánh các Gói Office 365 và Cách lựa chọn gói phù hợp

3.2. Làm việc nhóm với Microsoft Teams

• Hướng dẫn sử dụng Teams để tổ chức họp, trò chuyện và chia sẻ tài liệu:
  • Tạo kênh: Tạo các kênh riêng để thảo luận về các dự án khác nhau.
  • Chat: Trò chuyện trực tiếp với đồng nghiệp hoặc trong các nhóm.
  • Họp trực tuyến: Tổ chức các cuộc họp trực tuyến, chia sẻ màn hình và cùng nhau chỉnh sửa tài liệu.
  • Chia sẻ tệp: Chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video một cách dễ dàng.
• Tích hợp Teams với các ứng dụng khác trong Office 365:
  • Trực tiếp: Thực hiện cuộc gọi trực tiếp từ Teams đến các số điện thoại cố định hoặc di động.
  • Tích hợp với các ứng dụng khác: Tích hợp với Word, Excel, PowerPoint để cùng nhau làm việc trên một tài liệu.

3.3. Tích hợp Office 365 với các ứng dụng iOS khác

• Sử dụng Siri để điều khiển các ứng dụng Office:
  • Tạo sự kiện: “Hey Siri, tạo một sự kiện vào lúc 3 giờ chiều ngày mai.”
  • Gửi email: “Hey Siri, gửi email cho John về cuộc họp ngày mai.”
  • Tìm kiếm tài liệu: “Hey Siri, tìm tài liệu báo cáo quý 3.”
• Kết nối với ứng dụng lịch và ghi chú trên iPhone:
  • Lịch: Đồng bộ hóa lịch trên Office 365 với ứng dụng Lịch của iPhone để quản lý lịch hẹn một cách thống nhất.
  • Ghi chú: Sử dụng OneNote để ghi chú và đồng bộ hóa với ứng dụng Ghi chú của iPhone.

4: Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để cài đặt Office 365 trên iPhone?

• Bạn có thể cài đặt Office 365 trên iPhone bằng cách tải xuống các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, và OneDrive từ App Store. Sau khi tải xuống, đăng nhập vào tài khoản Microsoft của bạn để kích hoạt các ứng dụng.

Làm sao để đăng nhập vào Office 365 trên iPhone?

• Mở ứng dụng Office bạn muốn sử dụng, chọn “Sign In” và nhập thông tin tài khoản Microsoft của bạn. Đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng email và mật khẩu liên kết với tài khoản Office 365.

Tôi có thể sử dụng Office 365 trên iPhone mà không cần kết nối internet không?

• Có, bạn có thể làm việc offline với các tài liệu đã tải về trước đó. Khi bạn có kết nối internet trở lại, các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa tự động.

Tôi có thể sử dụng Office 365 trên nhiều thiết bị iPhone không?

• Có, với một tài khoản Office 365, bạn có thể cài đặt và sử dụng Office 365 trên nhiều thiết bị iPhone hoặc iPad. Bạn chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của mình trên các thiết bị khác nhau.

Xem thêm: Tối ưu hóa Quản trị với Admin 365 – Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp