Tổng quan về Microsoft Access 2007

Với Microsoft Access 2007, Microsoft đã tân trang lại toàn bộ giao diện người dùng của bộ ứng dụng văn phòng này. Các menu đổ xuống và thanh công cụ quen thuộc đã được thay thế bằng một thanh ribbon (thanh chức năng) ngữ cảnh. Ngoài việc cho phép bạn xem trước những gì sẽ làm, thanh ribbon còn đặt sẵn nhiều tùy chọn liên quan nhằm giảm bớt vô số lần thao tác chuột như ở những phiên bản trước. Dưới đây Centrix sẽ cùng các bạn tìm hiểu hơn về Microsoft Access 2007 cũng như cách sử dụng.

1. Giới thiệu về Microsoft Access 2007

1.1 Microsoft Access 2007 là gì?

Microsoft Access 2007 là một trong những bản cập nhật của Microsoft. Nhìn chung so với các phiên bản trước đó, ứng dụng này đã được thay đổi với nhiều cải tiến về chất lượng, trải nghiệm. Hiện Access 2007 đang được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực, công việc văn phòng, kỹ sư, giáo viên,…

1.2 Các tính năng cải tiến mới của Microsoft Access 2007

Ngoài cách trình bày có nhiều cải tiến rất thuận tiện và nhiều công cụ hơn, phiên bản mới có giao diện rất bắt mắt với màu sắc chủ đạo xanh da trời nhạt. Sau đây là một số điểm chính khác biệt và thuận tiện hơn so với các phiên bản trước:

Nhiều tuỳ chọn Save hơn: Ngoài việc cho Save as dưới dạng Word của những phiên bản cũ hơn, Office 2007 còn cho bạn Save văn bản dưới dạng PDF hoặc XPS.

• Xuất bản thành blog: Cho phép bạn xây dựng văn bản đang soạn thảo thành một trang nhật ký trực tuyến (blog) thật sự: Vào menu File>Publish>Blog.
• Công cụ Home: Là nơi chứa các công cụ soạn thảo văn bản thay cho Format trước đây. Khi bạn vào Home, tất cả các công cụ sẽ hiện lên trên thanh Toolbar rất thuận tiện. Hầu hết những hiệu ứng trong menu Format trước đây đều được đưa vào Toolbar, bạn không cần cực khổ mở ra mở vô Format>… như trước đây nữa.
• Công cụ Equation: Được hỗ trợ thêm rất nhiều công thức mới, bạn có thể tự thiết lập công thức, phép toán rồi lưu lại cho lần sử dụng sau. Thực hiện như sau: Insert>Equation hoặc Insert New Equation.
• Page Layout: Ngoài những công cụ cũ như Paragraph, Page Color, Page Border – đóng khung văn bản, Office 2007 hỗ trợ thêm một số công cụ thiết kế trang văn bản rất hay:
  • Themes: cho phép chọn lựa cách trang trí văn bản.
  • Margins: tương đương với Page setup, bạn có thể tuỳ chọn lề của văn bản theo một số mẫu có sẵn hoặc tự thiết lập theo ý muốn.
  • Watermark: tạo nền cho văn bản. Bạn có thể tạo nền là chữ hoặc ảnh in chìm. Trước tiên bạn chọn cách trình bày những chữ đó theo mẫu có sẵn rồi vào More Watermark để mở cửa sổ Printed Watermark lên
  • Chọn Text Watermark: Trong ô text gõ dòng chữ bạn muốn in chìm trên văn bản. Bạn cũng có thể chọn font, ngôn ngữ, màu chữ. Sau đó bấm Apply hoặc OK để hoàn tất.
  • Chọn Picture watermark (nếu bạn muốn hình nền là hình ảnh): ở ô Select Picture bạn chỉ đường dẫn đến file hình ảnh chọn làm hình nền. Ô Scale cho bạn chọn kích thước ảnh. Chọn Washout nếu muốn hình hiện rõ trên nền.

Microsoft Office 2007 hỗ trợ một số thao tác chỉnh sửa hình ảnh chèn vào văn bản trong menu Format (Picture Tools). Các công cụ này chỉ hiện ra khi bạn đã bấm chọn hình ảnh, hoặc khi bạn vẽ Shape (Drawing Tools). Các thao tác chỉnh sửa trên ảnh cho cả 2 loại công cụ Picture Tools và Drawing Tools gồm có:

• Picture Styles: chọn kiểu khung, hiệu ứng trình bày cho ảnh.
• Position: chọn vị trí của ảnh trong văn bản.
•  Size: cắt xén và tùy chọn kích thước cho ảnh.

Thay đổi lớn nhất của Office 2007 chính là quyết định sử dụng định dạng XML mới (.docx, .xlsx hay .pptx) của Microsoft như là định dạng chuẩn của Word, Excel và PowerPoint. Quyết định này được sự ủng hộ của cộng đồng mã nguồn mở vì từ đây, Office 2007 và OpenOffice.org đã có thể “hợp tác” với nhau, đồng nghĩa với việc Office 2007 có khả năng đón nhận thêm một lượng khách hàng mới.

Bạn còn có thể Mua Key bản quyền Microsoft Access bản quyền giá rẻ tại Centrix Software để hỗ trợ thêm cho công việc cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn.

2. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ của Access 2007 

Dữ liệu được lưu vào máy tính dưới dạng bảng (Table) 2 chiều, giữa các bảng có mối quan hệ (Relationship) với nhau

Bảng (Table) : là tập các dữ liệu được tổ chức thành nhiều dòng và cột. Trong đó, phải có ít nhất một cột, tên bảng có tối đa 64 ký tự

Trường (field): là cột trong bảng 

• Tên trường không được trùng.
• Mỗi trường chỉ có một kiểu dữ liệu. 
• Tên trường tối đa 64 ký tự.
• Thứ tự trước sau các trường không quan trọng.

Mẩu tin (record) : là dòng trong bảng 

• Trong một bảng không có bất kỳ dòng nào có giá trị hoàn toàn giống nhau. 
• Thứ tự trước sau của dòng không quan trọng

Khóa chính (Primary key) : là một hoặc nhiều trường trong bảng 

• Dữ liệu trong trường này bắt buộc phải có. 
• Giá trị của cột này không được trùng nhau trên từng mẫu tin (từng dòng).

Khóa ngoại (Foreign key) : là một hoặc nhiều trường trong bảng

• Các trường này là khóa chính trong một bảng đã tồn tại khác. 
• Dữ liệu trong các trường này phải tồn tại trong bảng mà ở đó trường này làm khóa chính.

3. Cách khởi động Microsoft Access 2007

3.1 Khởi động Microsoft Access 2007 

• Nhấp đúp (D_Click) vào biểu tượng Microsoft Access 2007 trên màn hình 
• Vào Start / Program / Microsoft Office / Microsoft Office Access 2007

3.2 Tạo mới và mở tập tin

Để tạo tập tin. Khởi động MS Access 2007, trong màn hình Getting Started With Microsoft Office Access ta chọn Bank Database

• Nhập tên CSDL 
• Chọn nơi lưu tập tin 
• Tạo tập tin rỗng

Để mở tập tin. Khởi động MS Access 2007, trong màn hình Getting Started With Microsoft Office Access ta chọn Open Recent 

•  Chọn đến nơi lưu tập tin CSDL
• Chọn tên tập tin cần mở
• Nhấn Open để mở

3.3 Cách thoát khỏi Access 2007

Sử dụng một trong các cách sau: 

• Vào Office Button chọn Exit Access
• Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 
• Nhấn nút (X) góc trên bên phải màn hình

4. Các đối tượng bên trong tập tin Access 2007

Microsoft Access 2007 gồm các đối tượng cơ bản sau đây: Bảng dữ liệu, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo, Tập lệnh,… 

• Bảng dữ liệu (Table): là thành phần quan trọng nhất, dùng để lưu trữ dữ liệu. Một bảng gồm có nhiều dòng và nhiều cột.
• Truy vấn (Query): là công cụ để thực hiện truy vấn thông tin và thao tác trên mẩu tin.
• Biểu mẫu (Form): là công cụ xây dựng màn hình đồ họa cho phép xem, sửa, xóa, thêm dữ liệu vào bảng (table)
• Báo cáo (Report): Cho phép xuất dữ liệu ra màn hình theo khuôn dạng cho trước.

5. Kết luận

Chúng ta vừa cùng nhau điểm nhanh một số những thay đổi được cập nhật trên Microsoft Access 2007 cũng như cách dùng Microsoft Access 2007. Hy vọng những đánh giá cũng như những kiến thức mà Centrix chia sẻ đưa đến trong bài viết có thể giúp ích cho các bạn trong quá trình tham khảo đọc liệu. 

Câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để thực hiện một chức năng từ Ribbon Control?

Ứng dụng.CommandBars.ExecuteMso (” idMSO “)

Mẫu: Đóng cơ sở dữ liệu hiện tại (“Nút Office” / “Đóng cơ sở dữ liệu”)

2. Tại sao tôi nhận được thông báo lỗi khi khởi động hoặc khi nhấp vào nút do người dùng xác định trên ruy-băng?

Ribbon do người dùng xác định yêu cầu tham chiếu đến “Thư viện đối tượng Microsoft Office 12 .0” cho Office 2007,

đối với Office 2010 sử dụng “Thư viện đối tượng Microsoft Office 14 .0”,

đối với Office 2013, hãy sử dụng “Thư viện đối tượng Microsoft Office 15 .0”.

từ Phiên bản Office 2016 sử dụng “Thư viện đối tượng Microsoft Office 16 .0”.

Để thiết lập tham chiếu, hãy mở bất kỳ mô-đun nào (để khởi động Visual Basic Editor), menu “Tools” / “References…” và đánh dấu vào “Microsoft Office 1x.0 Object Library”. Xác nhận hộp thoại tham chiếu bằng “OK”.

3. Làm sao để đảm bảo không có ribbon nào được tải khi mở cơ sở dữ liệu?

Mở cơ sở dữ liệu trong khi giữ nút [Shift].

Nếu bạn không muốn tải bất kỳ ribbon nào khi mở cơ sở dữ liệu, hãy vào “Office Button” / “Access-Options” / “Current Database” / “Ribbon and Toolbar Options” / “Ribbon Name:” và xóa lựa chọn.

4. Tôi có thể thay đổi biểu tượng của nút Office không?

KHÔNG.

 5. Làm thế nào để tôi có thể ẩn thanh Ribbon?

 Đoạn mã sau ẩn Ribbon (có Menu Office):

  DoCmd.ShowToolbar “Ribbon”, acToolbarKhông 

Xem Ru-băng:

  DoCmd.ShowToolbar “Ribbon”, acToolbarCó