Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Microsoft Lens để quét tài liệu dễ dàng

Đừng để đống tài liệu giấy làm bạn phiền lòng! Tiết kiệm thời gian và tăng năng suất với Microsoft Lens! Centrix giới thiệu đến bạn Ứng dụng thông minh giúp quét tài liệu, hóa đơn, danh thiếp và chuyển đổi chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa. Dễ dàng chia sẻ và lưu trữ. Tìm hiểu ngay trong bài viết này!

1. Giới thiệu về Microsoft Lens

1.1. Microsoft Lens là gì?

Microsoft Lens (trước đây là Office Lens) là một ứng dụng di động miễn phí do Microsoft phát triển, giúp người dùng quét, chụp và chuyển đổi hình ảnh của tài liệu, bảng trắng, danh thiếp và các nội dung viết tay thành các tệp số hóa chất lượng cao. Microsoft Lens hoạt động như một chiếc máy quét di động, biến thiết bị của bạn thành công cụ tiện lợi để thu thập thông tin. Với khả năng nhận diện ký tự quang học (OCR), Microsoft Lens có thể chuyển đổi văn bản trên hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và sao chép.

1.2. Lợi ích của việc sử dụng Microsoft Lens

Microsoft Lens mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì nhập liệu thủ công, bạn có thể nhanh chóng quét và chuyển đổi tài liệu giấy thành tệp số chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Chất lượng hình ảnh cao: Microsoft Lens tự động điều chỉnh góc cạnh, độ sáng và độ nét của hình ảnh, đảm bảo rằng nội dung quét luôn rõ ràng và chuyên nghiệp.
• Chuyển đổi tài liệu dễ dàng: Ứng dụng cho phép bạn chuyển đổi hình ảnh quét thành các định dạng phổ biến như PDF, Word, và PowerPoint, giúp dễ dàng chia sẻ và lưu trữ.
• Nhận diện ký tự quang học (OCR): Với tính năng OCR, Microsoft Lens có thể nhận diện và trích xuất văn bản từ hình ảnh, cho phép bạn chỉnh sửa nội dung đã quét một cách dễ dàng.
• Tích hợp với các dịch vụ của Microsoft: Microsoft Lens tích hợp tốt với OneNote, OneDrive, và các ứng dụng Office khác, giúp việc lưu trữ và quản lý tài liệu trở nên thuận tiện hơn.
• Sử dụng đa dạng trong môi trường làm việc và học tập: Microsoft Lens rất hữu ích cho học sinh, sinh viên, và nhân viên văn phòng, giúp họ quét và lưu trữ bài giảng, tài liệu cuộc họp, danh thiếp và nhiều nội dung khác một cách dễ dàng.

2: Tính năng chính của Microsoft Lens

Microsoft Lens (trước đây là Office Lens) là một ứng dụng quét tài liệu mạnh mẽ của Microsoft, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi các hình ảnh hoặc tài liệu vật lý thành các tệp kỹ thuật số. Dưới đây là các tính năng chính của Microsoft Lens:

1. Quét và chuyển đổi tài liệu: Microsoft Lens cho phép quét tài liệu, biên lai, hóa đơn, danh thiếp, bảng trắng, và chuyển đổi chúng thành các định dạng số hóa như PDF, Word, PowerPoint, hoặc hình ảnh.
2. Cắt và căn chỉnh tự động: Ứng dụng sẽ tự động cắt và căn chỉnh các hình ảnh đã chụp để tạo ra các tài liệu số hóa chất lượng cao.
3. Nhận diện ký tự quang học (OCR): Tính năng OCR giúp nhận diện và trích xuất văn bản từ hình ảnh đã quét, cho phép bạn dễ dàng chỉnh sửa hoặc sao chép văn bản đó.
4. Chuyển đổi thành tệp Word và PowerPoint: Bạn có thể quét và chuyển đổi các tài liệu vật lý thành tệp Word hoặc PowerPoint có thể chỉnh sửa trực tiếp.
5. Chia sẻ dễ dàng: Microsoft Lens cho phép chia sẻ các tệp đã quét qua email hoặc tải trực tiếp lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như OneDrive hoặc OneNote.
6. Quét mã QR: Ứng dụng hỗ trợ quét mã QR để truy cập nhanh vào thông tin hoặc liên kết web.
7. Tích hợp với OneNote và OneDrive: Microsoft Lens có khả năng đồng bộ hóa với các ứng dụng và dịch vụ của Microsoft như OneNote và OneDrive, giúp lưu trữ và truy cập tài liệu một cách dễ dàng.
8. Chế độ quét bảng trắng: Tính năng này giúp loại bỏ bóng hoặc ánh sáng chói, giúp tạo ra hình ảnh rõ ràng và dễ đọc từ bảng trắng trong các buổi thảo luận hay họp.

Những tính năng này giúp Microsoft Lens trở thành công cụ hữu ích cho việc quản lý và số hóa tài liệu một cách thuận tiện.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng Office 365 trên Điện thoại

3. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Lens

3.1: Các bước cài đặt Microsoft Lens

Hướng dẫn cài đặt trên các thiết bị iOS và Android:

Trên iOS:

• Mở App Store trên thiết bị của bạn.
• Tìm kiếm “Microsoft Lens” bằng cách nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm.
• Chọn ứng dụng Microsoft Lens từ danh sách kết quả và nhấn “Get” (Tải xuống).
• Xác nhận bằng Face ID, Touch ID, hoặc nhập mật khẩu Apple ID nếu được yêu cầu.
• Sau khi tải xuống hoàn tất, ứng dụng sẽ tự động cài đặt trên thiết bị của bạn.

Trên Android:

• Mở Google Play Store trên thiết bị của bạn.
• Nhập “Microsoft Lens” vào thanh tìm kiếm.
• Chọn ứng dụng Microsoft Lens từ danh sách kết quả và nhấn “Install” (Cài đặt).
• Chờ quá trình tải xuống và cài đặt hoàn tất, sau đó bạn có thể mở ứng dụng từ màn hình chính hoặc trong danh sách ứng dụng của mình.

3.2: Hướng dẫn quét tài liệu

Quét tài liệu với Microsoft Lens:

1. Mở ứng dụng Microsoft Lens trên thiết bị của bạn.
2. Chọn chế độ quét phù hợp với nhu cầu của bạn:
   • Document: Quét tài liệu như giấy tờ, hợp đồng, ghi chú viết tay.
   • Whiteboard: Quét nội dung trên bảng trắng, bảng ghi chú, hoặc các bề mặt có nền sáng.
   • Business Card: Quét danh thiếp và tự động trích xuất thông tin liên hệ.
   • Photo: Chụp ảnh bình thường với tính năng chỉnh sửa ảnh cơ bản.
3. Đặt tài liệu trong khung hình trên màn hình thiết bị, ứng dụng sẽ tự động nhận diện các góc cạnh của tài liệu.
4. Nhấn nút chụp để quét tài liệu. Microsoft Lens sẽ tự động cắt và điều chỉnh hình ảnh để có chất lượng tốt nhất.
5. Kiểm tra và chỉnh sửa ảnh đã quét nếu cần. Bạn có thể điều chỉnh góc, cắt xén, xoay hoặc thêm ghi chú.

Trong video dưới đây, bạn sẽ được hướng dẫn quét tài liệu trên điện thoại với Microsoft Office Lens một cách trực quan và chi tiết.

3.3: Sử dụng các tính năng nâng cao

Chỉnh sửa tài liệu sau khi quét:

• Sau khi quét, bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa tích hợp trong Microsoft Lens:
  • Cắt xén: Điều chỉnh khung hình để loại bỏ các phần không cần thiết của tài liệu.
  • Xoay: Xoay tài liệu để căn chỉnh đúng hướng.
  • Thêm ghi chú: Bạn có thể thêm văn bản hoặc vẽ trực tiếp lên hình ảnh đã quét.
  • Chỉnh độ sáng và độ tương phản: Tăng cường độ rõ ràng của tài liệu nếu cần.

Lưu và chia sẻ tài liệu:

• Lưu tài liệu: Sau khi chỉnh sửa, bạn có thể lưu tài liệu dưới các định dạng như PDF, Word, hoặc PowerPoint. Bạn cũng có thể lưu trực tiếp vào OneNote, OneDrive, hoặc bộ nhớ thiết bị.
• Chia sẻ tài liệu: Microsoft Lens cho phép bạn chia sẻ tài liệu qua email, gửi dưới dạng tệp đính kèm, hoặc tải lên các dịch vụ đám mây như OneDrive hoặc Google Drive.
• Tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office: Bạn có thể chuyển đổi tài liệu quét thành văn bản có thể chỉnh sửa trong Word hoặc tạo các trang trình bày từ ảnh đã quét trong PowerPoint.

Microsoft Lens là công cụ mạnh mẽ giúp bạn số hóa tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tích hợp các tính năng chỉnh sửa và chia sẻ tiện lợi, giúp công việc và học tập trở nên dễ dàng hơn.

Xem thêm: Phần mềm Microsoft Office 365 Bản quyền

4: So sánh Microsoft Lens và CamScanner

5: Các câu hỏi thường gặp

Microsoft Lens có hỗ trợ các định dạng nào khi quét tài liệu?

• Microsoft Lens hỗ trợ các định dạng đầu ra như PDF, Word, và Excel, giúp người dùng dễ dàng lưu và quản lý tài liệu theo cách mà họ mong muốn.

Ứng dụng Microsoft Lens có miễn phí không?

• Có, Microsoft Lens là một ứng dụng miễn phí, tuy nhiên, để sử dụng đầy đủ các tính năng và tích hợp với dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft như OneDrive, người dùng cần có tài khoản Microsoft.

Microsoft Lens có hỗ trợ các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh không?

• Có, Microsoft Lens hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau cho tính năng nhận diện văn bản (OCR), bao gồm cả tiếng Việt.

Có cần kết nối Internet để sử dụng Microsoft Lens không?

• Bạn có thể sử dụng Microsoft Lens để quét tài liệu mà không cần kết nối Internet, nhưng để lưu tài liệu vào đám mây hoặc sử dụng một số tính năng bổ sung, kết nối Internet là cần thiết.

Xem thêm: Hướng dẫn Download và Cài đặt Kaizala Microsoft