Hướng Dẫn Sử Dụng Excel 365: Tính Năng Mới và Cách Cài Đặt

Bạn muốn tăng tốc độ xử lý dữ liệu với Excel để tăng hiệu suất công việc? Centrix sẽ hướng dẫn cài đặt chi tiết Excel 365 và khám phá các tính năng mới giúp bạn giải quyết nhanh chóng các vấn đề về dữ liệu trong bài viết này. Theo dõi ngay!

1: Giới thiệu về Excel 365

1.1: Excel 365 là gì?

Microsoft Excel 365 là một phiên bản tiên tiến và cải tiến của ứng dụng bảng tính phổ biến nhất trên thế giới – Microsoft Excel. Được tích hợp trong bộ ứng dụng Microsoft 365, Excel 365 mang đến cho người dùng những tính năng mạnh mẽ và tiện ích tối ưu, giúp họ có thể dễ dàng quản lý, phân tích dữ liệu và tạo ra các báo cáo chuyên nghiệp.

Với giao diện trực quan, các tính năng mạnh mẽ và khả năng làm việc trực tuyến, Excel 365 đã trở thành công cụ không thể thiếu cho các cá nhân, doanh nghiệp trong việc quản lý dữ liệu, phân tích số liệu và tạo các báo cáo chuyên nghiệp.

1.2: Lợi ích khi sử dụng Excel 365

Làm việc trực tuyến, đồng thời:

• Cộng tác dễ dàng: Nhiều người cùng làm việc trên một bảng tính, theo dõi thay đổi trực tiếp và trao đổi thông tin nhanh chóng.
• Lưu trữ đám mây: Dữ liệu luôn được bảo mật và đồng bộ trên nhiều thiết bị, giúp bạn truy cập mọi lúc, mọi nơi.

Tự động hóa công việc:

• Macros: Tạo các đoạn mã tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
• Power Automate: Kết nối với các dịch vụ khác để tạo quy trình tự động hóa.

Giao diện trực quan, dễ sử dụng:

• Dải băng tùy chỉnh: Tùy chỉnh giao diện phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Các hàm và công thức đa dạng: Giải quyết mọi bài toán về số liệu.

Cập nhật liên tục:

• Tính năng mới: Luôn được cập nhật các tính năng mới nhất, cải tiến hiệu suất.
• Bảo mật: Được bảo vệ bởi các bản vá lỗi bảo mật thường xuyên.

Tích hợp với các ứng dụng khác:

• Microsoft 365: Làm việc liền mạch với Word, PowerPoint, Outlook và các ứng dụng khác.
• Các ứng dụng bên thứ ba: Kết nối với nhiều ứng dụng khác như Salesforce, Dropbox, Google Analytics.

Xem thêm: Office 2019 Professional Plus vĩnh viễn

2: Hướng dẫn cài đặt Excel 365

2.1: Yêu cầu hệ thống để cài đặt Excel 365

Để có trải nghiệm sử dụng Excel 365 tốt nhất, máy tính của bạn cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản sau:

Yêu cầu chung:

• Hệ điều hành:
  • Windows: Windows 10 (bản dựng 1809 trở lên) hoặc Windows 11.
  • macOS: Ba phiên bản macOS mới nhất.
• Bộ xử lý: Bộ xử lý 1.6 GHz trở lên, 2 lõi.
• Bộ nhớ:
  • Windows: RAM 4 GB (khuyến nghị 8 GB trở lên), RAM 2 GB (32 bit).
  • macOS: RAM 4 GB.
• Ổ cứng: 4 GB dung lượng trống trở lên.
• Màn hình: Độ phân giải 1280 x 768 pixels trở lên.
• Kết nối Internet: Để kích hoạt và sử dụng các tính năng trực tuyến của Excel 365.

Yêu cầu bổ sung cho một số tính năng:

• Các tính năng đồ họa: Để sử dụng các tính năng đồ họa nâng cao như 3D Maps và các hiệu ứng chuyển động, bạn cần card đồ họa tương thích với DirectX 9 hoặc cao hơn.
• Các tính năng âm thanh: Để sử dụng các tính năng liên quan đến âm thanh, bạn cần có card âm thanh tương thích.

2.2: Các gói Office 365 phổ biến

Microsoft 365 (trước đây là Office 365) cung cấp nhiều gói khác nhau, dưới đây là một số gói phổ biến mà người dùng thường lựa chọn:

1. Microsoft 365 Personal

• Đối tượng: Cá nhân.
• Tính năng:
  • Sử dụng trên 1 tài khoản, có thể cài đặt trên nhiều thiết bị (PC, Mac, điện thoại, máy tính bảng).
  • Bao gồm các ứng dụng Office đầy đủ như Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
  • 1 TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive.
  • Tính năng bảo mật nâng cao với Personal Vault.
  • Gọi điện qua Skype với 60 phút miễn phí mỗi tháng.

2. Microsoft 365 Family

• Đối tượng: Gia đình, nhóm người dùng.
• Tính năng:
  • Dành cho tối đa 6 người dùng, mỗi người có thể cài đặt trên nhiều thiết bị.
  • Mỗi người dùng có 1 TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive.
  • Các ứng dụng Office đầy đủ: Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
  • Các tính năng cộng tác và chia sẻ tài liệu dễ dàng giữa các thành viên trong gia đình.

3. Microsoft 365 Apps for Business

• Đối tượng: Doanh nghiệp muốn tập trung vào các ứng dụng Office.
• Tính năng:
  • Bao gồm các ứng dụng Office đầy đủ như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, và Access (chỉ trên PC).
  • Không bao gồm các dịch vụ email và đám mây như Exchange hoặc Teams.
  • 1 TB dung lượng lưu trữ trên OneDrive.
  • Cập nhật tính năng mới và bảo mật liên tục.

Xem thêm: Hướng dẫn Download Excel 2021 về máy tính đơn giản

4. Microsoft 365 E3

• Đối tượng: Doanh nghiệp lớn, tổ chức cần quản lý nâng cao.
• Tính năng:
  • Bao gồm tất cả các ứng dụng Office đầy đủ.
  • Các dịch vụ đám mây cao cấp như Exchange Online, SharePoint, Teams.
  • Tính năng bảo mật nâng cao và công cụ quản lý dữ liệu doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ triển khai và quản lý thiết bị toàn diện với các công cụ quản trị nâng cao.

5. Microsoft 365 E5

• Đối tượng: Doanh nghiệp lớn cần bảo mật cao và khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ.
• Tính năng:
  • Bao gồm tất cả các tính năng của Microsoft 365 E3.
  • Các công cụ bảo mật tiên tiến như Microsoft Defender for Office 365.
  • Khả năng phân tích dữ liệu nâng cao với Power BI Pro.
  • Công cụ quản lý rủi ro và tuân thủ quy định.

2.3: Các bước cài đặt Excel 365

Bước 1: Đăng ký hoặc mua Microsoft 365

• Truy cập vào trang web chính thức của Microsoft: www.microsoft.com.
• Chọn gói Microsoft 365 phù hợp với nhu cầu của bạn (Personal, Family, Business, hoặc Enterprise).
• Thực hiện thanh toán và đăng ký tài khoản Microsoft nếu bạn chưa có.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản Microsoft

• Sau khi đăng ký, truy cập vào trang account.microsoft.com.
• Đăng nhập bằng tài khoản Microsoft đã đăng ký.
• Tại trang quản lý tài khoản, bạn sẽ thấy tùy chọn để cài đặt Office.

Bước 3: Tải xuống trình cài đặt Microsoft 365

• Trong tài khoản Microsoft của bạn, tìm và nhấn vào nút “Install Office” (Cài đặt Office).
• Một tệp cài đặt nhỏ sẽ được tải về máy tính của bạn, thường có tên “Setup.exe” hoặc tương tự.

Bước 4: Chạy trình cài đặt Microsoft 365

• Nhấp đúp vào tệp cài đặt vừa tải về để bắt đầu quá trình cài đặt.
• Một cửa sổ cài đặt sẽ xuất hiện với thông báo “You’re all set!” (Bạn đã sẵn sàng!).
• Nhấn vào nút “Install” (Cài đặt) để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 5: Đăng nhập vào Excel 365 sau khi cài đặt

• Sau khi cài đặt hoàn tất, mở Excel 365 từ menu Start hoặc tìm kiếm trên máy tính của bạn.
• Khi lần đầu mở Excel, bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình.
• Đăng nhập để kích hoạt bản quyền và bắt đầu sử dụng Excel 365.

Bước 6: Kích hoạt bản quyền Microsoft 365

• Sau khi đăng nhập, Excel 365 sẽ tự động kích hoạt nếu tài khoản của bạn đã được liên kết với một giấy phép Microsoft 365 hợp lệ.
• Nếu không tự động kích hoạt, hãy truy cập vào phần “Account” (Tài khoản) trong Excel, nhấn vào “Activate” (Kích hoạt) và làm theo hướng dẫn.

Để tìm hiểu thêm về Microsoft Office 365, các bạn có thể theo dõi trong video dưới đây:

3: Khai thác các tính năng mới của Excel 365

3.1: Tính năng mới trong Excel 365

Dưới đây là một số tính năng nổi bật:

• Excel Ideas: Tính năng này sử dụng trí tuệ nhân tạo để phân tích dữ liệu của bạn và đưa ra các đề xuất về biểu đồ, bảng xoay, hoặc các công thức có thể hữu ích. Bạn chỉ cần chọn một phạm vi dữ liệu, nhấp vào “Ideas” và Excel sẽ tự động tạo ra các biểu đồ trực quan và gợi ý các phân tích tiềm năng.

• Power Query: Công cụ mạnh mẽ để kết nối, chuyển đổi và làm sạch dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các file Excel, cơ sở dữ liệu, dịch vụ trực tuyến. Power Query giúp bạn chuẩn bị dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả trước khi phân tích.

• Power Pivot: Dùng để tạo các mô hình dữ liệu phức tạp, thực hiện các phép tính và phân tích dữ liệu ở cấp độ cao hơn. Power Pivot cho phép bạn tạo các mối quan hệ giữa các bảng, tạo các phép đo và tính toán các chỉ số hiệu suất.

Các công cụ AI khác: Ngoài ra, Excel 365 còn tích hợp nhiều công cụ AI khác như:

• Dự đoán: Dự đoán các giá trị trong tương lai dựa trên dữ liệu hiện có.
• Phân loại: Phân loại dữ liệu thành các nhóm khác nhau.
• Nhận dạng hình ảnh: Nhận dạng các đối tượng trong hình ảnh.

3.2: Add-ins hữu ích cho Excel 365

Add-ins là các phần mở rộng giúp mở rộng chức năng của Excel. Một số add-ins phổ biến và hữu ích bao gồm:

• Power BI: Kết nối Excel với Power BI để tạo các báo cáo trực quan, tương tác.
• Kutools for Excel: Cung cấp hàng trăm công cụ hữu ích để tăng tốc độ làm việc, như kết hợp các bảng, xóa dữ liệu trùng lặp, định dạng dữ liệu.
• Solver: Tìm giải pháp tối ưu cho các bài toán lập trình tuyến tính.
• XLLUtils: Thực hiện các phép tính phức tạp, phân tích thống kê.

4: Các câu hỏi thường gặp

Excel 365 có khác gì so với Excel 2019 hoặc Excel 2016?

• Excel 365 thường xuyên được cập nhật với các tính năng và cải tiến mới, trong khi Excel 2019 và Excel 2016 là các phiên bản cố định, không có thêm cập nhật tính năng sau khi phát hành.

Tôi có thể sử dụng Excel 365 trên thiết bị di động không?

• Có, Excel 365 có phiên bản ứng dụng di động dành cho iOS và Android, cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa bảng tính trên điện thoại hoặc máy tính bảng

Làm thế nào để chia sẻ và cộng tác trên bảng tính Excel 365?

• Bạn có thể chia sẻ bảng tính Excel 365 với người khác qua OneDrive hoặc SharePoint. Tính năng cộng tác cho phép nhiều người chỉnh sửa bảng tính cùng lúc, và các thay đổi sẽ được cập nhật theo thời gian thực.

Làm sao để khôi phục tệp Excel 365 đã bị xóa hoặc ghi đè?

• Bạn có thể khôi phục các phiên bản trước của bảng tính Excel 365 bằng cách sử dụng tính năng Version History trong OneDrive hoặc SharePoint, hoặc khôi phục từ Thùng rác nếu tệp đã bị xóa.

Xem thêm: Tổng quan về Excel 2016 và Các cập nhật mới nhất