Các chức năng chính và lí do tại sao cần có Microsoft Access

Các chức năng chính của Microsoft Access? Đây không chỉ là một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu, mà còn là giải pháp tối ưu cho việc xử lý và phân tích lượng dữ liệu lớn. Không những vậy, Access còn hỗ trợ nâng cao hiệu suất và quản lý thông tin cho doanh nghiệp và tổ chức. Để tìm hiểu về các chức năng chính của Access đối với người dùng và lí do tại sao nên dùng Access, hãy cùng Centrix Software tham khảo nội dung bài viết dưới đây nhé!

Các chức năng chính của Microsoft Access

Khi sử dụng phần mềm này, người dùng sẽ được trải nghiệm đầy đủ các chức năng chính của Access để đảm bảo hiệu quả công việc tốt nhất. Do đó, chúng tôi sẽ gợi ý người dùng những chức năng này thông qua nội dung bên dưới.

Xây dựng dữ liệu

Chức năng chính của Access đầu tiên mà người dùng không nên bỏ qua chính là khả năng xây dựng dữ liệu trực quan. Lúc này, các công cụ báo cáo tích hợp sẽ được vận dụng trong phần mềm này và hỗ trợ tạo ra một bản báo cáo chuyên nghiệp từ một hoặc nhiều bảng khác nhau. Khi đó, người dùng có thể theo dõi dữ liệu thông qua biểu đồ, đồ thị và tóm tắt thông tin một cách nhanh chóng. 

Tạo liên kết bảng

Tiếp đến, khi sử dụng công cụ quản lý dữ liệu Access người dùng còn có thể chủ động tạo liên kết bảng thông qua hình thức truy vấn cực kỳ mạnh mẽ. Đây là một trong những chức năng chính của Access giúp người dùng trích xuất dữ liệu cụ thể từ nhiều bảng dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí khác nhau. Chức năng này sẽ hoạt động dựa trên sàng lọc, sắp xếp và tổng hợp thông tin nhanh chóng.

Xuất nhiều định dạng dữ liệu

Với các dữ liệu đã được tổng hợp, phân tích và thống kê trong Access, người dùng có thể xuất ra nhiều định dạng khác nhau như Excel, CSV, Access hoặc PDF. Với chức năng chính của Access này, người dùng có thể sử dụng dữ liệu một cách linh hoạt, xuất một hoặc nhiều đối tượng dữ liệu trong bảng tùy chỉnh mà không yêu cầu bất cứ định dạng bổ sung nào.

Tự động hóa quy trình

Một chức năng chính của Access mà người dùng không nên bỏ qua nữa chính là khả năng tự động hóa quy trình và thiết kế thông qua ngôn ngữ lập trình Visual Basic for Applications. Khi đó, người dùng có thể chủ động tự động hóa bất cứ quy trình nào mà không cần thao tác thủ công như trước. Tính năng này sẽ giúp cho người dùng tiết kiệm được một lượng lớn thời gian và gia tăng hiệu quả công việc đáng kể.

Chia sẻ dữ liệu dễ dàng

Cuối cùng là chức năng chính của Access mang tên chia sẻ dữ liệu. Khi đó, người dùng có thể chia sẻ những dữ liệu được xây dựng trên nền tảng này đến một hoặc nhiều thành viên khác nhau. Lúc này, người dùng được chia sẻ cũng có quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu tương tự với chủ sở hữu. Lưu ý, người dùng nên gán riêng các quyền dành cho từng thành viên để đảm bảo sử dụng dữ liệu an toàn nhất.

Với 05 chức năng chính của Access trên đây, người dùng đã phần nào hiểu được khả năng ứng dụng của công cụ này vào hoạt động của doanh nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về hướng dẫn các bước sử dụng phần mềm này cơ bản nhất.

Tại sao cần dùng Microsoft Access

Trước khi tìm hiểu về các chức năng chính của Access, người dùng cần nắm rõ được những lý do vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm này:

Cung cấp hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu thông minh

Phù hợp với nhu cầu quản lý dữ liệu của mọi ngành nghề, lĩnh vực và bất cứ người dùng nào cũng có thể sử dụng được. Công cụ này được ứng dụng phù hợp trong hoạt động thống kê và quản trị.

Tạo cơ sở dữ liệu không yêu cầu cao về chuyên môn

Người dùng có thể chủ động thiết kế giao diện, bố cục, đồ họa dễ dàng ngay cả khi không am hiểu về IT. Với người dùng mới bắt đầu có thể quản trị cơ sở dữ liệu, kiến trúc và ngôn ngữ SQL nhanh chóng.

Sử dụng kết hợp cùng công cụ khác

Phần mềm có sẵn trong bộ ứng dụng làm việc chuyên nghiệp của Microsoft 365. Do đó, người dùng có thể sử dụng bất cứ lúc nào, kết hợp cùng với các công cụ khác như Office, Teams,Outlook, SharePoint…

Tự động lưu trữ trên nền tảng trực tuyến

Dữ liệu được tự động cập nhật và đồng nhất mà không cần thao tác lưu trữ thủ công vừa tốn kém thời gian lại không hiệu quả.

Tốc độ xử lý nhanh gọn

Người dùng truy cập quản lý cơ sở dữ liệu dễ dàng, mỗi giây thao tác đều được xử lý với tốc độ nhanh chóng chưa đầy 1s.

Với những lý do trên đây, người dùng đã hiểu được vì sao doanh nghiệp lại sử dụng công cụ quản lý dữ liệu Access nhiều đến vậy. 

Các bạn có thể Mua Key Microsoft Access bản quyền chính hãng giá rẻ tại đây để hỗ trợ cho công việc cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn.

Kết luận

Mong rằng thông qua bài viết mà Centrix mang lại sẽ giúp cho bạn hiểu hơn về các chức năng chính của Microsoft Access cũng như lí do tại sao cần dùng đến Access. Centrix luôn mong rằng có thể cung cấp thông tin hữu ích giúp người bạn tiết kiệm được tối đa thời gian xử lý dữ liệu khi vận dụng Access vào công việc.