Lợi ích của Tính năng “Giúp tôi tạo” trong Google Docs

Bạn đang tìm cách tạo tài liệu chuyên nghiệp mà không tốn nhiều thời gian? Tính năng “Giúp tôi tạo” của Google Docs, hỗ trợ bởi Gemini AI, giúp bạn dễ dàng tạo nội dung từ đầu, cải thiện chất lượng và tăng năng suất làm việc. Cùng Centrix tìm hiểu ngay!

Tính năng “Giúp tôi tạo” trong Google Docs là gì?

Google không ngừng đổi mới với các công cụ thông minh nhằm hỗ trợ người dùng tối đa trong công việc và học tập. Một trong những bước tiến lớn gần đây chính là việc ra mắt tính năng “Giúp tôi tạo” trong Google Docs. Đây là tính năng do Gemini – hệ thống trí tuệ nhân tạo (AI) của Google cung cấp, giúp người dùng tạo tài liệu hoàn chỉnh từ đầu với định dạng chuyên nghiệp chỉ qua vài cú nhấp chuột.

Điểm nổi bật của “Giúp tôi tạo”

Không giống như tính năng “Giúp tôi viết” trước đây, vốn chỉ tập trung vào gợi ý câu chữ, “Giúp tôi tạo” mở rộng khả năng hỗ trợ, bao gồm:

• Tạo tài liệu từ đầu với định dạng hoàn chỉnh: Bao gồm cả văn bản, hình minh họa, ảnh bìa.
• Cá nhân hóa nội dung theo yêu cầu cụ thể: Từ bài viết blog, kế hoạch dự án đến các mẫu thư từ chuyên nghiệp.
• Tương thích chặt chẽ với Google Drive: Dễ dàng sử dụng dữ liệu đã lưu trữ để xây dựng nội dung mới, tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Ví dụ, bạn có thể yêu cầu:

• “Giúp tôi tạo một kế hoạch nội dung blog về xu hướng công nghệ năm 2024.”
• “Tạo thông điệp cảm ơn cho đội nhóm vì đã hoàn thành dự án đúng hạn, sử dụng giọng điệu vui vẻ và tích hợp biểu tượng cảm xúc.”
• “Lập hướng dẫn chi tiết cho người trông trẻ, bao gồm lịch trình, đồ ăn nhẹ và các số liên lạc khẩn cấp.”

Lợi ích nổi bật của tính năng “Giúp tôi tạo”

Việc sử dụng “Giúp tôi tạo” không chỉ mang lại sự tiện lợi mà còn tạo ra giá trị đáng kể trong công việc, học tập và cuộc sống cá nhân.

1. Tiết kiệm thời gian và công sức

Theo thống kê từ Google, mỗi người dùng trung bình dành 3-5 giờ mỗi tuần để tạo tài liệu. Với “Giúp tôi tạo”, thời gian này có thể giảm đến 70%, giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.

Ví dụ, thay vì mất hàng giờ để tạo một kế hoạch dự án chi tiết, bạn chỉ cần nhập yêu cầu và nhận ngay tài liệu hoàn chỉnh. Thời gian hoàn thiện tài liệu giảm từ vài giờ xuống chỉ còn vài phút.

2. Tạo nội dung chất lượng cao

“Giúp tôi tạo” không chỉ nhanh mà còn giúp cải thiện chất lượng tài liệu:

• Văn phong chuyên nghiệp: Công cụ đảm bảo rằng tài liệu phù hợp với mục đích công việc.
• Giảm thiểu lỗi chính tả và ngữ pháp: AI kiểm tra và sửa lỗi dựa trên ngữ cảnh.
• Cá nhân hóa nội dung: Tài liệu được tùy chỉnh dựa trên mục đích và đối tượng của bạn.

Ví dụ, bạn có thể yêu cầu công cụ tạo một bài blog về chủ đề sức khỏe, bao gồm các phần: lợi ích, công thức nấu ăn, thông tin dinh dưỡng. Kết quả nhận được không chỉ chi tiết mà còn đảm bảo sự hấp dẫn cho người đọc.

3. Hỗ trợ đa lĩnh vực

Tính năng này có thể được ứng dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:

• Doanh nghiệp: Tạo báo cáo, kế hoạch dự án, thông cáo báo chí.
• Cá nhân: Viết bản tin gia đình, lên kế hoạch sự kiện.
• Giáo dục: Chuẩn bị giáo án, tài liệu nghiên cứu.

4. Tích hợp hình ảnh và định dạng chuyên nghiệp

Một điểm nổi bật khác của “Giúp tôi tạo” là khả năng tự động tích hợp hình ảnh minh họa và định dạng tài liệu. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn tạo:

• Slide trình bày.
• Tóm tắt chiến dịch marketing.
• Menu thực đơn cho tiệc tối.

Hướng dẫn sử dụng tính năng “Giúp tôi tạo” trong Google Docs

Bước 1: Truy cập và kích hoạt tính năng

Để bắt đầu, bạn cần:

1. Mở Google Docs trên trình duyệt hoặc ứng dụng di động.
2. Đảm bảo tài khoản của bạn đã được kích hoạt tính năng “Giúp tôi tạo”. Hiện tại, tính năng này đang thử nghiệm cho một số tài khoản thuộc gói Google Workspace.

Mẹo nhỏ: Nếu bạn không thấy tùy chọn này, hãy kiểm tra và cập nhật Google Docs lên phiên bản mới nhất.

Bước 2: Nhập yêu cầu chi tiết

Để AI hoạt động hiệu quả nhất, hãy đưa ra yêu cầu cụ thể. Ví dụ:

• “Tạo kế hoạch nội dung blog về công nghệ AI và Blockchain.”
• “Soạn thảo một thông điệp chào mừng đội nhóm tham gia dự án mới.”

Hệ thống sẽ tự động tạo tài liệu dựa trên yêu cầu của bạn, bao gồm tiêu đề, nội dung chính và các phần phụ.

Bước 3: Tùy chỉnh tài liệu

Sau khi nhận được kết quả, bạn có thể:

• Chỉnh sửa nội dung: Thay đổi văn phong, bổ sung thông tin.
• Định dạng tài liệu: Thay đổi font chữ, màu sắc, hoặc bố cục để phù hợp với nhu cầu.
• Tích hợp hình minh họa: Thêm hình ảnh hoặc biểu đồ từ Google Drive.

Xem thêm: Lợi ích của 3 Tính năng AI mới trên iOS 18

Một số trường hợp sử dụng thực tế

Dưới đây là các ví dụ cụ thể về cách bạn có thể tận dụng “Giúp tôi tạo” trong công việc và cuộc sống:

1. Viết kế hoạch nội dung blog

Bạn cần tạo kế hoạch nội dung chi tiết cho một blog về xu hướng công nghệ. Hãy thử yêu cầu:

“Giúp tôi tạo kế hoạch nội dung blog về AI và IoT, bao gồm các bài viết gợi ý, thông tin chi tiết và lịch đăng bài.”

Kết quả có thể bao gồm:

• Danh sách các bài viết gợi ý: “Tương lai của AI trong ngành y tế”, “Blockchain và vai trò trong quản lý chuỗi cung ứng”.
• Mốc thời gian đề xuất: 2 bài/tuần trong vòng 2 tháng.

2. Soạn thông điệp cảm ơn đội nhóm

Ví dụ, bạn muốn gửi lời cảm ơn đến đội nhóm sau khi hoàn thành dự án lớn. Chỉ cần nhập:

“Soạn thông điệp cảm ơn đội nhóm vì đã hoàn thành dự án đúng hạn, kết hợp giọng điệu vui vẻ và biểu tượng cảm xúc.”

Bạn sẽ nhận được một thông điệp thú vị, giúp nâng cao tinh thần làm việc.

3. Lập hướng dẫn chi tiết

Bạn có thể yêu cầu công cụ tạo hướng dẫn cho người trông trẻ:

“Tạo hướng dẫn cho người trông trẻ, bao gồm lịch trình ban ngày, đồ ăn nhẹ, số liên lạc khẩn cấp.”

AI sẽ cung cấp một tài liệu chi tiết và dễ hiểu.

Những lưu ý khi sử dụng tính năng “Giúp tôi tạo”

1. Đưa ra yêu cầu rõ ràng

Để đạt hiệu quả tối ưu, bạn nên:

• Cung cấp thông tin cụ thể: Ví dụ, “tạo kế hoạch nội dung blog” thay vì “giúp tôi viết”.
• Xác định đối tượng và mục đích: Tài liệu dành cho đồng nghiệp hay khách hàng? Nội dung dùng để thuyết trình hay báo cáo?

2. Kiểm tra nội dung AI tạo ra

Mặc dù “Giúp tôi tạo” rất mạnh mẽ, bạn vẫn cần kiểm tra lại:

• Chính xác thông tin: Đảm bảo nội dung không có lỗi dữ liệu.
• Phù hợp ngữ cảnh: Điều chỉnh văn phong nếu cần.

3. Kết hợp với các công cụ hỗ trợ khác

Bạn có thể tối ưu tài liệu hơn nữa bằng cách sử dụng:

• Grammarly: Kiểm tra ngữ pháp và chính tả.
• Canva: Thêm hình minh họa chuyên nghiệp.
• Google Analytics: Phân tích hiệu quả của nội dung.

Những câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Tính năng “Giúp tôi tạo” có miễn phí không?

Hiện tại, tính năng này đang được thử nghiệm miễn phí cho một số tài khoản. Trong tương lai, nó có thể được tích hợp vào gói trả phí như Google Workspace.

2. Công cụ này hỗ trợ ngôn ngữ nào?

“Giúp tôi tạo” hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Tây Ban Nha và hơn 20 ngôn ngữ khác. Hiệu quả sử dụng phụ thuộc vào ngữ cảnh và chất lượng dữ liệu đầu vào.

3. Tài liệu tạo ra có chỉnh sửa được không?

Hoàn toàn có thể. Sau khi AI tạo tài liệu, bạn dễ dàng chỉnh sửa, bổ sung hoặc thay đổi nội dung theo ý muốn.

Kết luận

Tính năng “Giúp tôi tạo” trong Google Docs là một giải pháp mạnh mẽ cho những ai muốn tăng năng suất và hiệu quả trong công việc. Với sự hỗ trợ từ Gemini AI, bạn có thể dễ dàng tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp, nhanh chóng và chính xác.

Xem thêm: Mô hình AI Fugatto của Nvidia