Hướng Dẫn Sử Dụng SharePoint Trong Microsoft Office 365 Hiệu Quả

Bạn gặp khó khăn trong việc quản lý và chia sẻ dữ liệu nội bộ? Cùng Centrix tìm hiểu cách sử dụng SharePoint trong Microsoft Office 365 để cải thiện hiệu suất làm việc và cộng tác nhóm hiệu quả hơn.

1. Giới Thiệu Về SharePoint Trong Microsoft Office 365

1.1 SharePoint Là Gì?

SharePoint là nền tảng cộng tác và quản lý dữ liệu mạnh mẽ do Microsoft phát triển. Đây là công cụ giúp các doanh nghiệp lưu trữ, chia sẻ tài liệu và làm việc nhóm trên một không gian trực tuyến an toàn.

Theo thống kê từ Statista, hơn 250.000 tổ chức trên toàn thế giới đang sử dụng SharePoint để cải thiện quy trình làm việc nội bộ.

1.2 Lợi Ích Của SharePoint Trong Doanh Nghiệp

1.2.1 Cộng Tác Nhóm Hiệu Quả

• Cho phép nhiều người cùng làm việc trên một tài liệu.
• Dễ dàng phân quyền truy cập cho từng thành viên.

1.2.2 Lưu Trữ Và Bảo Mật Dữ Liệu

• Tích hợp bảo mật thông tin nâng cao với Microsoft Defender.
• Sao lưu dữ liệu tự động, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.

1.3 SharePoint Online và SharePoint On-Premises: Điểm Khác Biệt

• SharePoint Online: Lưu trữ trên đám mây, dễ dàng truy cập từ bất kỳ đâu.
• SharePoint On-Premises: Lưu trữ cục bộ, yêu cầu cơ sở hạ tầng riêng.

2. Các tính năng chính của SharePoint trong Microsoft Office 365

2.1 Tính năng cộng tác nhóm

• Chia sẻ tài liệu: Dễ dàng chia sẻ file với đồng nghiệp.
• Cộng tác thời gian thực: Nhiều người có thể chỉnh sửa cùng lúc trên một tài liệu.

2.2 Quản lý dữ liệu thông minh

• Công cụ tìm kiếm nâng cao: Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.
• Bảo mật dữ liệu: Các tính năng bảo mật nâng cao như xác thực hai yếu tố.

2.3 Tích hợp với các công cụ Office 365

• Kết nối liền mạch với Teams, Outlook và OneDrive.
• Tạo báo cáo bằng Power BI từ dữ liệu trên SharePoint.

Xem thêm: Phần mềm Microsoft Office 365 Bản quyền

3. Hướng Dẫn Sử Dụng SharePoint Cho Người Mới Bắt Đầu

Việc sử dụng SharePoint trong Microsoft Office 365 mang lại nhiều lợi ích cho việc cộng tác và quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước dành cho người mới bắt đầu, giúp bạn làm quen và sử dụng SharePoint một cách hiệu quả.

3.1 Bước 1: Đăng Nhập Vào SharePoint

• Truy cập Microsoft 365: Mở trình duyệt và truy cập vào trang chủ Microsoft 365.
• Đăng nhập tài khoản: Sử dụng tài khoản Microsoft của bạn để đăng nhập.
• Chọn ứng dụng SharePoint: Từ bảng điều khiển, nhấp vào biểu tượng SharePoint hoặc truy cập trực tiếp thông qua đường dẫn nội bộ của tổ chức bạn.

3.2 Bước 2: Tạo Site SharePoint

3.2.1 Chọn “Tạo Site”

• Trên giao diện chính của SharePoint, nhấn vào nút + Create site (Tạo site).

3.2.2 Chọn Loại Site

• Team Site (Site nhóm): Dùng để cộng tác trong nhóm, chia sẻ tài liệu và theo dõi dự án.
• Communication Site (Site liên lạc): Dùng để chia sẻ thông tin và thông báo quan trọng đến toàn bộ tổ chức.

3.2.3 Cung Cấp Thông Tin Site

• Tên site: Đặt tên dễ nhớ và phản ánh rõ mục đích sử dụng.
• Mô tả site: Thêm mô tả ngắn về nội dung và mục đích của site.
• Quyền riêng tư:
  • Công khai: Bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể truy cập.
  • Riêng tư: Chỉ các thành viên được mời mới có thể truy cập.

3.2.4 Thêm Thành Viên Vào Site

• Mời thành viên vào nhóm làm việc bằng địa chỉ email.
• Phân quyền cụ thể: Chỉ đọc, Chỉnh sửa, hoặc Quản trị viên.

3.3 Bước 3: Quản Lý Tài Nguyên Trên SharePoint

3.3.1 Tải Tài Liệu Lên SharePoint

• Vào Thư viện tài liệu (Document Library) trên site.
• Nhấn nút Upload (Tải lên) để chọn tệp từ máy tính hoặc kéo thả tệp trực tiếp vào giao diện.

3.3.2 Mở Và Chỉnh Sửa Tài Liệu

• Nhấp vào tài liệu để mở trực tiếp trên trình duyệt bằng Word, Excel, hoặc PowerPoint.
• Các chỉnh sửa sẽ được cập nhật real-time (thời gian thực).

3.3.3 Làm Việc Nhóm Trên Tài Liệu

• Nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu.
• Sử dụng tính năng Comment (Bình luận) để thảo luận ngay trong tài liệu.

3.4 Bước 4: Chia Sẻ Tài Liệu

• Chọn tài liệu bạn muốn chia sẻ.
• Nhấn vào nút Share (Chia sẻ).
• Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ.
• Cấp quyền phù hợp: Chỉ đọc, Chỉnh sửa, hoặc Toàn quyền quản lý.

3.5 Bước 5: Tạo Danh Sách và Quản Lý Thông Tin

3.5.1 Tạo Danh Sách Mới

• Trên trang chính của site, chọn New > List (Danh sách).
• Chọn mẫu danh sách có sẵn hoặc tạo danh sách mới.

3.5.2 Quản Lý Danh Sách

• Thêm, sửa, hoặc xóa mục trong danh sách.
• Sử dụng tính năng Filter (Lọc) và Group (Nhóm) để tổ chức dữ liệu rõ ràng.

3.6 Bước 6: Tìm Kiếm Thông Tin

• Sử dụng thanh Search (Tìm kiếm) ở góc trên bên phải trang.
• Nhập từ khóa liên quan và nhấn Enter.
• Kết quả sẽ hiển thị các tài liệu, trang, và mục danh sách có chứa từ khóa.

4. Các Lỗi Thường Gặp Khi Sử Dụng SharePoint Và Cách Khắc Phục

4.1 Lỗi Không Thể Mở Tài Liệu

• Nguyên nhân: Tệp bị hỏng hoặc định dạng không tương thích.
• Cách khắc phục: Tải xuống tệp và mở cục bộ, kiểm tra định dạng tệp.

4.2 Vấn Đề Đồng Bộ Hóa

• Nguyên nhân: Cấu hình OneDrive sai hoặc quá nhiều tệp.
• Cách khắc phục:
  • Hủy liên kết và liên kết lại OneDrive.
  • Đảm bảo đường dẫn không vượt quá 400 ký tự.

4.3 Giới Hạn Số Lượng Mục Trong Danh Sách

• Nguyên nhân: Danh sách vượt quá 100.000 mục.
• Cách khắc phục:
  • Chia nhỏ danh sách.
  • Thiết lập quyền riêng cho từng nhóm người dùng.

Xem thêm: Hướng dẫn Sử dụng 3D Map trong Excel

4.4 Lỗi Khi Tải Lên Tệp

• Nguyên nhân: Tệp vượt quá giới hạn 250GB.
• Cách khắc phục: Kiểm tra kích thước tệp trước khi tải lên.

4.5 Vấn Đề Truy Cập Tài Khoản

• Nguyên nhân: Tài khoản chưa được cấp quyền.
• Cách khắc phục: Liên hệ quản trị viên để cấp lại quyền.

4.6 Không Hỗ Trợ Định Dạng Tệp

• Nguyên nhân: Phiên bản SharePoint cũ không hỗ trợ định dạng mới.
• Cách khắc phục: Cập nhật phiên bản Microsoft 365 mới nhất.

5. Mẹo Sử Dụng SharePoint Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Để tận dụng tối đa tiềm năng của SharePoint trong Microsoft Office 365, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp tối ưu dưới đây:

5.1 Tối Ưu Hóa Cấu Trúc Trang SharePoint

• Phân chia trang theo phòng ban/dự án: Tạo các trang riêng biệt cho từng bộ phận.
• Sử dụng thư viện tài liệu: Tổ chức dữ liệu bằng thư mục rõ ràng, gắn thẻ tài liệu.
• Quản lý quyền truy cập: Hạn chế quyền với dữ liệu nhạy cảm.
• Bảng điều khiển (Dashboard): Hiển thị thông tin quan trọng trên trang chủ.

5.2 Tích Hợp Với Ứng Dụng Office 365

• Teams: Cộng tác nhóm hiệu quả.
• Power Automate: Tự động hóa quy trình phê duyệt tài liệu.
• Outlook: Đính kèm tài liệu từ SharePoint dễ dàng.
• Power BI: Báo cáo và phân tích dữ liệu.

Ví dụ: Gửi email tự động khi tài liệu được chỉnh sửa.

5.3 Đào Tạo và Hỗ Trợ Nhân Viên

• Đào tạo định kỳ: Hướng dẫn sử dụng các tính năng chính.
• Tài liệu hướng dẫn: Cung cấp video và tài liệu dễ hiểu.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Xây dựng đội ngũ hỗ trợ nội bộ.

5.4 Tăng Cường Bảo Mật

• Xác thực hai yếu tố (2FA): Tăng cường bảo mật tài khoản.
• Quản lý quyền truy cập: Phân quyền chi tiết.
• Kiểm soát phiên bản: Theo dõi và khôi phục dữ liệu.

5.5 Kiểm Tra và Cập Nhật Định Kỳ

• Kiểm tra quyền truy cập: Đảm bảo chỉ người có quyền được truy cập.
• Xóa dữ liệu không cần thiết: Giải phóng dung lượng.
• Cập nhật phiên bản mới nhất: Đảm bảo bảo mật và tính năng mới.

6. Kết Luận

Việc triển khai và sử dụng SharePoint trong Microsoft Office 365 là bước đi đúng đắn để doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và quản lý dữ liệu. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng và các bước cụ thể để áp dụng SharePoint hiệu quả.

Xem thêm: Lợi ích và Chi phí sử dụng Microsoft Access