Các Cách Tùy Chỉnh Office 365: Lưu Thư, Bảng Biểu Word, Và Site SharePoint

Office 365 là một bộ công cụ văn phòng hiện đại, mang lại nhiều tính năng hữu ích cho doanh nghiệp và cá nhân. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hiệu quả làm việc, người dùng cần tùy chỉnh các tính năng sao cho phù hợp với nhu cầu sử dụng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các cách chỉnh thời hạn lưu thư, căn chỉnh bảng biểu trong Word, và tùy chỉnh site SharePoint trên Office 365.

---

Hướng Dẫn Chỉnh Thời Hạn Lưu Thư Trên Office 365

Thời hạn lưu thư là gì?

Thời hạn lưu thư trong Office 365 giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn, đặc biệt đối với những email quá hạn hoặc không còn cần thiết. Tính năng này rất quan trọng trong việc giảm dung lượng lưu trữ và duy trì hệ thống email sắp xếp gọn gàng.

Các bước chỉnh thời hạn lưu thư:

1. Mở Outlook Web App (OWA): Truy cập trang Outlook Office 365 bằng tài khoản Microsoft.
2. Truy cập Settings:
   • Nhấp vào biểu tượng cài đặt (hình bánh răng cơ).
   • Chọn “Mail” trong danh sách.
3. Tùy chỉnh Retention Policies:
   • Trong mục “Retention Policies”, chọn folder email bạn muốn tùy chỉnh.
   • Cài đặt thời hạn lưu (7 ngày, 30 ngày, hoặc vô thời hạn).
4. Lưu thay đổi: Nhấn “Save” để đảm bảo các thiết lập mới được áp dụng.

Mẹo tối ưu:

• Tạo quy tắc tự động xóa email: Truy cập mục Rules để thiết lập quy tắc tự động xóa email quá hạn.
• Bảo lưu folder quan trọng: Cài đặt thời hạn vô hạn cho những folder chứa email quan trọng.

---

Hướng Dẫn Căn Chỉnh Bảng Biểu Trong Word Office 365

Tầm quan trọng của bảng biểu trong Word:

Bảng biểu giúp trình bày thông tin trực quan và dễ hiểu hơn. Việc căn chỉnh bảng biểu một cách chuyên nghiệp sẽ giúp tài liệu trông gọn gàng và đẹp mắt.

Các bước căn chỉnh bảng biểu:

1. Chọn bảng biểu: Nhấp chuột vào bảng biểu trong Word.
2. Mở Table Tools:
   • Chuyển đến tab “Table Tools” > “Layout.”
3. Căn chỉnh nội dung:
   • Sử dụng các tùy chọn căn chỉnh ngang (Align Left, Center, Align Right).
   • Căn chỉnh dọc bằng “Align Top”, “Center”, hoặc “Align Bottom.”
4. Tùy chỉnh kích thước:
   • Sử dụng “Distribute Rows” và “Distribute Columns” để cân đối kích thước.
5. Tăng thêm tính thẩm mỹ:
   • Điều chỉnh màu sắc, đường viền trong tab “Table Design.”

Mẹo tối ưu:

• Tạo style bảng mẫu: Lưu các style đẵc thùng để sử dụng cho nhiều tài liệu.
• Sử dụng “AutoFit”: Tính năng này giúp bảng tự động điều chỉnh theo kích thước trang.

---

Tùy Chỉnh Site SharePoint Của Office 365

Site SharePoint là gì?

Site SharePoint là nơi quản lý tài liệu và hợp tác nhóm hiệu quả trên Office 365. Nó cho phép bạn chia sẻ tài liệu, cài đặt công cụ và giao diện phù hợp với nhu cầu của nhóm.

Các bước tùy chỉnh site SharePoint:

1. Truy cập site SharePoint:
   • Đăng nhập Office 365, nhấp vào biểu tượng SharePoint.
2. Chọn site cần tùy chỉnh: Lựa chọn site mà bạn có quyền quản trị.
3. Thay đổi giao diện:
   • Vào “Settings” > “Change the Look.”
   • Chọn theme, màu sắc, và font theo phong cách mong muốn.
4. Tùy chỉnh Web Parts:
   • Thêm, xoá hoặc di chuyển các thành phần trang (Web Parts).
5. Lưu thay đổi: Nhấn “Save” để đáp ứng các thay đổi mới.

Mẹo tối ưu:

• Sử dụng template có sẵn: Giúp triển khai nhanh các site mới.
• Tích hợp công cụ khác: Thêm Calendar, Task List hoặc Document Library để tăng hiệu suất quản lý.

---

Kết Luận

Việc tùy chỉnh Office 365 không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn mang lại sự linh hoạt, gọn gàng cho hệ thống. Bằng cách chỉnh thời hạn lưu thư, căn chỉnh bảng biểu, và tùy chỉnh site SharePoint, bạn sẽ tối ưu hoá việc sử dụng Office 365 để đáp ứng nhu cầu cá nhân và nhóm.

Xem thêm:

Thông tin gói tài khoản Microsoft Office 365

Hướng dẫn Sử dụng Office 365 trên iPhone để Tối ưu hóa công việc

So sánh chi tiết Các gói Office 365 – Đâu là lựa chọn phù hợp?